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商务英语之信函写作详谈

更新时间:2024-03-29 23:57:01

  在日常的工作交流中,英文信函的往来再所难免。如何在这些信函中准确表词达意,让自身的工作能够顺利的进行,在商务英语的写作中,除了词汇量和句型使用的因素外,影响我们表达的还有哪些因素,都是我们关心的。 许多人写信时,常努力表达清楚个人意见,却忽略了写信的目的和对象。信函的目的就是和读信人进行必要的沟通,达成一致观点或意见,或使读信人认同你的观点和做法。因此,为保证沟通的顺畅,写信过程中应始终保持同理心,充分考虑读信人的文化程度,生活背景,读信时候的心情及可能会有的反应,挑选适合的表达方式,才能使写信人的意图被充分的理解,并在最大可能上和读信人达成一致,起到沟通和交流和目的。

  避免敌对态度的产生 在商务信函的写作中,由于潜词不当而造成的误会,其中绝大部分是由于忽略了词语的感情色彩而造成的,使读信人产生了敌对的情绪,从而使写信人的观点、意见不能被采纳或接受。例如,我们要求供应商能够提供正确的尺码的时候,有些学员会写成:Do you think you could possibly send me the correct size this time?从字面上面看这句话的意思没错。可是,我们忽略了Do you think you could这个句式蕴涵了强烈的反问的语气,于是一句简单的询问,在读信的人看来变成了带有讽刺意味的质疑了。如果我们把这句话改成:Would you please replace the dress with one of the correct size?,听上去就是一句非常诚恳的请求,那么这样的请求被满足的可能性也会大很多。

  此外,过多的使用否定词和命令性的词语,也容易引起对方的敌对情绪,就如当一些客户提出退货要求的时候,生产商的工作人员会要求客户提供发票。当遇到客户不能提供发票时,我们常需要拒绝客户退货的要求。在陈述理由的时候,有些学员会写:You can?鄄not have a refund because you dont have a re?鄄ceipt.虽然,我们是根据流程和规定进行我们的工作,但是在这句话中出现了太多的not,措词非常强硬。这很可能会使客户的不满继续升级,而不能很好的解决争议。如果我们将这句话改成:You will receive a refund when you send the receipt.,情况就可能会改观。就从文字上来理解,这两句话所表达的意思基本相同,但其中包含的感情色彩和对读信人产生的心理作用却完全不同。因此,在撰写商务信函时,我们常会建议学生写完初稿后,站在收信人的角度通读全文,用同理心来避免信件中因为措词不当而产生敌对情绪。简洁的文字和高效率的工作

  提高工作效率是许多办公室的白领并不陌生的词句;其实在商务英语的写作中,用词简练、有效也是为了提高工作效率,让收信人能在第一时间就了解主要意图,而不是花时间反复欣赏潜词造句的艺术。可是实际工作中,很多学员都会忘了这条写作的基本原则,进入堆砌词藻的误区。当然累赘的错误是比较明显的,